佛山市@@现行文件查询@@中心是市信息办和市档案@@局携手合作共建的政务@@信息资源库和开放查阅的平台@@@@。该中心于@@@@2003年@@11月@@立项@@，在市委@@、市政府@@@@的关@@心下@@，在省信息部门和档案@@部门的指导下@@，在珠海泰坦软件公司的技术@@支持@@下@@，经过@@5 个多月@@的紧张建设@@，于@@2004年@@4月@@28日正式开通@@，投入使用@@。至@@2005年@@1月@@底止@@，该中心数据库已有政务@@文件@@5.4万@@份@@，其中开放上网@@1.5万@@份@@，上网查阅人次@@达@@3.7万@@，查阅文件达@@5.5万@@份@@。10个多月@@的使用情况表明@@，该中心已成为我市政务@@公开的重要窗口和市党政部门以@@及公营机构的电子文件@@中央数据库@@。其建设和实效多次@@受到国家@@@@、省有关部门@@、专家@@和市委@@、市政府@@@@、市纪委的充分肯定@@，受到广大公众的欢迎@@。
　　
　　一@@、创新思维@@，以@@信息技术@@实现电子政务@@资源的有效管理和公开利用@@
         从@@1998起@@，中共佛山市@@委@@、市政府@@@@响应国家@@@@、省提出的@@“政府@@信息化先行@@，带动国民经济信息化全面发展@@”的号召@@，确立以@@电子政务@@推动社会信息化管理作为我市信息化建设的切入点@@。近年@@来@@，我市电子政务@@建设得到迅猛发展@@，信息技术@@应用已渗透到党政机关政务@@活动和社会服务领域@@。2002年@@佛山市@@率先被列为@@“广东省信息化建设试点@@城市和中国电子政务@@应用示范工程@@”试点@@，2002年@@12月@@26日佛山市@@政务@@专网平台@@隆重开通@@，标志着佛山市@@建成了上联省@@、横联市直各单位@@、下联各区@@、镇@@（街道@@）的电子政务@@网络@@，实现了安全可靠的电子公文的接收@@@@、发送和查询@@@@。至@@2003年@@底@@，通过电子交换系统@@收发电子公文的市直党政机关@@、事业单位@@、社会群体@@、民主党派等单位已达@@109家@@。在这种电子政务@@环境下@@，有三@@点情况引起@@了我市信息管理部门和档案@@管理部门的思考@@。
    一@@是政务@@文件档案@@是一@@种原生的@@、独有的和无可替代的信息资源@@。电子政务@@产生了大量的电子文件@@@@，如果长期分散储存在机关各部门@@，将面临安全性@@问题@@。实行集中储存@@，不失为解决分散储存带来的潜在问题的较好方法之一@@@@。
    二@@是我市大量的电子文件@@都是正在实施的@@、现行的@@、社会公众急切需求的政务@@信息@@，需要整合为一@@个利民@@、亲民@@、便民@@的@@、具有权威@@性@@、严谨性的@@、数据量大@@的@@、统一@@的政务@@文件发布平台@@和公共政务@@资源数据库@@，供社会公众查询@@利用@@，从@@而建立@@起@@高效@@、快捷@@、准确的@@、沟通党政机关与@@公众之间的桥梁@@。
    三@@是及时将电子文件@@归档管理是档案@@管理部门的法定职能@@，也是近年@@以@@来中办@@、国办及中央有关部门多次@@强调的重要政务@@工作@@。
       基于@@以@@上三@@点考虑@@，市信息办和市档案@@局认为@@，建立@@全市性的现行文件查询@@平台@@是十分迫切的@@，既是机关办公自动化系统@@建设的重要组成部分@@，也是政府@@转变职能@@、建立@@“阳光政府@@@@”、促进政务@@公开@@、更好地为民@@、便民@@、利民的重要举措@@，是顺应民心的@@，是践行@@“三@@个代表@@”重要思想和求真务实地工作的重要体现@@。同时@@，市信息办和市档案@@局认为@@建立@@这个平台@@的客观条件已经具备@@：一@@是市直电子公文交换系统@@建成已运行了一@@段时间@@@@，实行了统一@@的电子公文格式等规范标准@@；二@@是国家@@@@、省近年@@相继出台了有关电子公文管理和利用的行政管理和技术@@管理规范@@；三@@是近年@@国内研发的组件技术@@等信息系统@@技术@@可以@@有效地支持本项目的建设@@。因此@@，利用信息技术@@@@，进行政务@@资源整合@@，实现电子政务@@文件档案@@的有效管理功能和面向公众的社会服务功能这一@@思路是可行的@@。
    
　　二@@、突破难点@@，重点解决电子政务@@资源安全的存储和开放@@
   （一@@）三@@大核心构件@@
　　从@@整个系统@@而言@@，佛山市@@现行文件查询@@中心由@@：现行文件网上@@Web查询@@、数据移交接收@@@@、现行文件管理三@@大部分组成@@：
　　现行文件网上@@Web查询@@系统@@@@，以@@B/S的模式@@，挂接到佛山市@@现行文件查询@@中心@@(www.wj.foshan.gov.cn)以@@供公众用户快速@@、方便的查询@@公开现行文件信息@@。我们提供简单实用的多种检索@@办法@@：①点击组织机构@@，可查询@@该部门的相关公开文件@@；②点击主题词@@，可查询@@包含该主题词的所有公开文件@@；③为提高检索@@速度和准确率@@，还提供组织机构和主题词的联合检索@@@@；④输入检索@@内容@@，可自动进行模糊匹配检索@@@@；⑤提供全文检索@@功能@@。文件列表框出现后@@，点击该标题可浏览全文@@，并提供该文件的下载@@@@、打印服务@@。我们还提供了电子文件@@的形成单位即佛山市@@党政机关部门和公营机构的各个网站@@。公众点击这些网站@@，可了解该部门更多@@的动态政务@@信息@@。
　　数据移交接收@@@@系统@@分为在线移交和离线移交两种@@,以@@在市直机关办公自动化交换平台@@上实现在线移交为主@@，离线移交为辅@@。通过密钥@@，确定基层单位信息管理员或档案@@员身份@@，使用离线数据包生成工具@@，转出的文件数据转入到数据库@@。而在线移交@@，是通过电子公文交换平台@@@@，把@@由各单位@@OA系统@@产生的文件数据转入到数据库@@，实行由电子政务@@系统@@产生的@@、正在实施的电子文件@@信息进行统一@@的接收@@@@。
　　现行文件管理系统@@实现对接收@@到的电子文件@@的规范化管理@@，主要包括文件验证@@、接收@@、著录@@、检索@@、用户管理@@、密匙分配@@、数据备份和恢复等功能@@, 建立@@安全@@、完善的数据传输保障体系@@。
   （二@@）实现两大功能@@
    佛山市@@现行文件查询@@中心主要实现了两大功能@@：党政机关电子政务@@文件档案@@的有效管理功能和面向公众的社会服务功能@@。在前一@@方面@@，通过佛山市@@现行文件查询@@中心@@，实现了对全市党政机关和公营机构的电子政务@@文件的集中管理@@，保证电子政务@@资源完整@@、安全地保存@@。在后一@@方面@@，一@@是突破了时间@@和区域限制@@，公众随时随地@@，足不出户@@，在互联网@@上尽揽佛山市@@全面@@、权威@@、规范的@@、原汁原味的现行文件@@，从@@而为佛山市@@党政机关与@@市内市外公众架起@@政务@@信息互动的桥梁@@；二@@是查询@@@@、检索@@手段多样化@@，以@@点击检索@@为主@@，文字输入为辅@@，达到电子政务@@信息利用的利民@@、亲民@@、便民@@的@@效果@@。
   （三@@）体现六大特点@@
    与@@国内相关电子政务@@资源管理@@和开放系统@@来比较@@，在技术@@和效能上@@，佛山市@@现行文件查询@@中心体现了以@@下@@6个特点@@：
     1．技术@@领先性@@：实现文件档案@@管理与@@电子政务@@办公系统@@@@（OA系统@@）及文件交换平台@@的无缝连接@@，可以@@实现文件资料的实时移交归档@@，数据自动采集@@，保证电子文档数据的持续增长@@；充分利用政府@@电子政务@@系统@@的现有网络@@、数据资源@@，无缝衔接@@，一@@次@@著录@@@@，重复使用@@，不断降低用户劳动强度@@，在不增加用户工作量的基础上@@，降低数据辗转产生的失误率@@，保证电子文档数据的准确持续增长@@。
    2．实用性@@：具有强大的检索@@功能提供多种检索@@查询@@功能@@，免录入查询@@@@；按关键词查询@@@@、机构查询@@@@、条目查询@@@@、结合@@TRS技术@@全文检索@@@@、模糊查询@@@@、综合检索@@等@@。该系统@@不仅能准确查询@@全文@@，而且可以@@提供电子文档网上全文检索@@@@、下载@@、打印服务@@。
    3．数据量大@@：迄今现行文件数据库已存文件@@5多万@@份@@@@，上网开放发布文件@@1、4多份@@，是目前国内省级以@@下数据量最大的电子全文数据库@@。涉及市委@@、市政府@@@@以@@及市直各个单位@@。公众性@@、民生性@@、非泄密的现行文件基本上都可在公网上开放发布@@。
    4．安全性@@：为确保内外网平台@@的安全@@，确保电子文件@@的有效性@@和真实性@@@@，采用了国产防火墙和多层密码验证的方法@@，采用密匙和密码@@；把@@BS与@@CS有机结合@@@@。整个系统@@大部分采用标准的@@WEB 技术@@，具备了很好的移动性@@，确保不同的使用者都能以@@最佳的方式来使用所需的系统@@@@，普通使用者只需要使用浏览器就可以@@在任何地方通过身份权限确认后就可以@@进行相关操作@@，极大的发挥了@@BS结构的优点@@@@。同时@@对逻辑运算要求和复杂程度较高的模式@@全部采用@@CS设计@@，极大地发挥@@CS的优点@@，大大提高了系统@@的安全性@@和性能指标@@。
    5．开放性和可扩展性@@：支持标准@@XML、TXT、DBF等数据交换格式@@，可实现跨平台@@及异构数据库之间的数据交换@@，同时@@能够提供给现用的其它应用系统@@数据接口@@，为今后数据库的扩展和利用打下基础@@；该系统@@采用先进的系统@@设计@@思想和方法@@，使各个功能模块组件化@@，各个独立的模块可以@@单独存在@@。整个软件易于@@拆分@@、组装@@。大大的减少系统@@升级的成本@@，同时@@通过各个独立模块的组件接口@@，很容易实现本系统@@与@@其他系统@@的挂接@@。
    6．规范性@@：严格执行国内@@、国际有关电子文件@@管理的规范要求@@。
    （四@@）解决四@@大难点@@
    1、数据集中安全存储@@。据测算@@，电子文件@@的使用高峰期一@@般为自形成日起@@约@@3—5年@@。存储在各单位的电子文件@@很容易流失@@，其带来的后果是极其严重的@@。所以@@@@，将存储在各单位的电子文件@@集中存储起@@来@@，为它们提供了安全的存储空间@@@@，为数据利用提供了基础@@。
    2、自动完成电子文档完整性@@@@、真实性@@、有效性@@的技术@@保障@@；根据电子文件@@管理相关规范@@，采用网络和计算机相关技术@@@@，完成数据完整性@@@@、真实性@@、有效性@@检测@@，提高系统@@运行效率@@。
    3、信息元数据的自动采集@@；文件的题名@@、责任者@@、时间@@、大小等元数据自动采集@@@@，保证数据的原始性@@，使得文件信息的采集工作可以@@实现完全的自动化@@，确保信息的采集效率@@。
    4、解决大数据量安全存储和高效快速检索@@之间的矛盾@@。按照不同的业务表或模板进行分表存储@@，提供一@@套中心库和业务表之间的解析和通讯机制@@，在数据存储的基础上为客户提供快捷@@方便的检索@@服务@@。
    5、解决信息保密与@@信息公开之间的矛盾@@。文件成文单位完成信息是否公开的一@@次@@鉴定@@，档案@@部门完成二@@次@@鉴定@@，严格把@@关@@，并将文件公开的情况反馈成文单位@@，做到该公开的文件就上互联网@@公开使用@@，不该公开的由市现行文件查询@@中心管理内部利用@@。所有文件均保持在线同步@@。

　　三@@、总结经验@@，不断完善@@
    佛山市@@现行文件查询@@中心现已成为佛山电子政务@@公开的重要平台@@@@，为我市通过电子政务@@系统@@推动@@“政务@@公开树立了新的模式@@@@。通过佛山市@@现行文件查询@@中心@@的建设和使用@@，市信息办和市档案@@局不仅达到了投入少@@、见效快的目的@@，更重要的是积累了建立@@电子政务@@资源管理@@和开放利用的以@@下经验@@：
    （一@@）电子文件@@（档案@@）中心是电子政务@@信息的重要资源库@@，是电子政务@@系统@@的重要组成部分@@，是构成电子政务@@信息流的@@
必然环节@@，是保证政务@@信息资源存储和利用的基础@@。
    （二@@）电子文件@@（档案@@）中心的建设必须坚持为党政机关@@、为社会公众服务的宗旨@@，必须根据当地信息化发展水平@@，统一@@规划@@，采取小步快步的方式逐步推进@@。首先@@，在基本达到电子文件@@归档管理要求的基础上@@，保证产生的政务@@资源完整@@、安全地保存@@和方便@@、快捷@@地利用@@；其次@@@@，以@@自动化技术@@控制电子文件@@的真实性@@@@、完整性@@、有效性@@，获取电子文件@@管理元数据@@，保证政务@@信息质量@@；第三@@@@，逐步进行系统@@优化@@，与@@电子政务@@系统@@@@、办公自动化系统@@构成统一@@的信息产生@@、加工@@、存储和利用流程@@；第四@@@@、逐步完成信息利用从@@单向被动向双向主动的过度@@，优化政务@@信息资源利用体系@@。
    （三@@）在电子政务@@发展过程中信息化工作管理部门与@@信息资源部门要加强密切协作@@，互补优势@@，才能有所作为@@。例如@@，在建设我市现行文件查询@@中心过程中@@，市信息办发挥了网络设施@@、工程管理和技术@@支持@@的作用@@，市档案@@部门则发挥其档案@@资源及其网络@@、业务规范的@@优势@@，双方密切合作@@，从@@而取得以@@最少投入产生最大的实效@@。
    （四@@）控制运行成本和简化系统@@使用方式@@，降低使用难度@@，才能保障系统@@持续有效运行@@。一@@个系统@@的运行成本是决定该系统@@是否能够长期运行的决定因素之一@@@@。在建设我市现行文件查询@@中心过程中@@，为了控制系统@@的运行成本@@，一@@是提高系统@@运行的自动化程度@@，二@@是将系统@@文档信息收集采集工作与@@各单位文档管理工作结合@@起@@来@@，使得系统@@运行过程中耗用最大人力@@、时间@@、费用最大的信息采集工作由信息提供者完成了@@，但同时@@并未给他们带来额外的负担@@。针对文档管理等信息采集人员和公众的计算机水平参差不齐@@，我们采取了提高系统@@自动化程度的措施@@，简化系统@@著录@@方式@@，采取了免录入查询@@@@的方式@@，降低信息采集工作量和查@@ 询难度@@，使得系统@@能够在短期内能够得到较快的推广应用和持续有效运行@@。我市电子政务@@资源的管理和利用虽然取得初步的实效@@，但仍有大量的技术@@和行政管理等方面的工作需要进一@@步完善@@。市现行文件查询@@中心下一@@步将扩充信息资源量@@，实现市属各区现行政务@@文件的接收@@@@、信息整合@@、集中平台@@利用和资源共享@@，提高系统@@的易用性@@、稳定性@@、安全性@@和兼容性@@，统一@@技术@@规范@@，增加元数据管理@@，完善接收@@@@、整理和查询@@的功能@@。

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